Vorsorge für den Fall der Fälle – was tun, wenn der Geschäftsführer ausfällt?

Unverhofftes geschieht bekanntlich oft. Und beim Klempner tropft der Hahn am meisten. So oder ähnlich wird oft salopp umschrieben, dass viele Menschen sich für ihr Unternehmen und ihren Job voll ins Zeug legen, dabei aber die Vorsorge für die eigenen Angelegenheiten vernachlässigen. Dies gilt nicht zuletzt auch für Geschäftsführer einer GmbH. Auch der Geschäftsführer kann durch einen Unfall oder eine schwere Erkrankung für längere Zeit oder gar für immer ausfallen. In diesem Fall der Fälle kann er seine Aufgaben als Vertretungsorgan der Gesellschaft nicht mehr wahrnehmen. Während in Großunternehmen für solche Notfälle durch entsprechende organisatorische Maßnahmen eher Vorsorge betrieben wird und notwendige Ressourcen vorhanden sind, fehlt es hieran oft in kleinen und mittleren sowie jungen Unternehmen. Ein Ausfall der Geschäftsführung trifft diese Unternehmen deshalb oft besonders hart.

Was sollte zur Vorsorge getan werden?

1. Organisatorische Vorkehrungen

Die beste Vertretungsplanung nützt wenig, wenn wesentliche Informationen nur dem Geschäftsführer zugänglich sind. Dies ist in Zeiten, in denen die Geschäfte zunehmend nur noch virtuell und online abgewickelt werden, wichtiger denn je. Eine Bestellung, von der niemand weiß, kann nicht ausgeführt, eine Rechnung, die nicht bekannt ist, nicht rechtzeitig bezahlt werden!

Deshalb muss der Geschäftsführer sicherstellen, dass die erforderlichen Informationen auch übersichtlich zur Verfügung stehen. Dazu zählen Zugangsdaten zu Kunden- und Lieferanteninformationen oder E-Mail-Accounts ebenso wie die Zugangsdaten zu den Bankverbindungen. Gerade bei kleinen Unternehmen liegen diese Informationen oft nur auf dem persönlichen Laptop des Geschäftsführers. Aus diesem Grund sollten alle wesentlichen Informationen an einer Stelle gesammelt vorliegen und dem Vertreter auch zugänglich sein. Am besten erhält dieser bereits vor dem Vertretungsfall eine entsprechende Notfallinformation. Darin sollten unter anderem folgende Dokumente zu finden sein:

• Gesellschaftsvertrag in der aktuellen Fassung
• wesentliche Beschlüsse der Gesellschafterversammlung
• erteilte Vollmachten
• Bankvollmachten, Postvollmachten, Prokurabestellungen, ggf. Vorsorgevollmacht
• Wichtige Verträge für den Betrieb
• Behördliche Genehmigungen für den Betrieb
• Versicherungsunterlagen
• Zugangsdaten zu den elektronischen Unternehmensdaten (Passwörter, Kundendaten, ggf. in einem verschlossenen Kuvert)
• Ansprechpartner und Zugangsdaten des/der IT–Dienstleister/Provider ggf. Liste der wichtigsten Kunden, Lieferanten, Dienstleister

Der Geschäftsführer sollte sich regelmäßig Gedanken machen, welche Informationen für einen reibungslosen Ablauf notwendig sind und diese Notfallinformationen regelmäßig aktualisieren.

2. Vollmacht und Vorsorgevollmacht

Vorsorge für den Ausfall des Geschäftsführers kann durch die Erteilung von Vollmachten getroffen werden. Vollmachten können zumindest vorläufig dazu beitragen, dass die laufenden Geschäfte erledigt werden können, bis eine endgültige Lösung gefunden ist. Vollmachten enden nicht mit dem Ableben des Vollmachtgebers (§ 672 BGB), es sei denn, dies wäre ausdrücklich in der Vollmacht anders geregelt. So kann der Geschäftsführer beispielsweise einem Vertrauten Generalvollmacht erteilen und damit sicherstellen, dass alle Geschäfte weitergeführt werden können. Diese Generalvollmacht sollte notariell beurkundet sein, um sicher zu stellen, dass sie von anderen Stellen, wie z.B. Behörden und Banken anerkannt wird.

Als besondere Form der Vollmacht kann zudem mit einer Vorsorgevollmacht nach §§ 1901c BGB iVm § 164 BGB auch für den Fall vorgesorgt werden, dass der Vollmachtgeber objektiv geschäftsunfähig ist. Sobald das zuständige Betreuungsgericht dies festgestellt hat, kann der Bevollmächtigte sämtliche in der Vollmacht aufgelisteten Angelegenheiten regeln und damit auch die Vorstellungen des Vollmachtgebers über Fortbestand, Führung oder Verkauf oder Liquidation der Gesellschaft umsetzen. Im Fall des Missbrauchs der Vertretungsmacht haftet der Bevollmächtigte der Gesellschaft für den Schaden, den er verursacht hat.

3. Private Vorsorgeregelungen

Gerade wenn der Geschäftsführer zugleich Gesellschafter seiner GmbH ist, kommt es nach dessen Ableben nicht selten zu erbitterten Streitigkeiten zwischen den möglichen Erben über die Anteile an der Gesellschaft. Das gilt insbesondere für Gesellschaften, die nach dem Musterprotokoll oder mit einer Standardsatzung gegründet wurden und für die deshalb im Gesellschaftsvertrag keine Regelungen für den Fall des Ablebens des Gesellschafters getroffen sind. In solchen Fällen ist es wichtig, den Gesellschaftsvertrag zu überprüfen und vorausschauend zu gestalten. Dem Geschäftsführer ist es unbenommen, durch einseitige Verfügung von Todes wegen im Rahmen eines Testaments oder Vermächtnisses die Zukunft des eigenen Unternehmens zu sichern.

4. Bestellung eines Stellvertreters

Eine weitere Vorsorgemaßnahme kann darin bestehen, einen stellvertretenden Geschäftsführer zu bestellen. Nach § 44 GmbHG gelten die für den Geschäftsführer geltenden Vorschriften auch für seine Stellvertreter. Deshalb kann der Stellvertreter nach außen hin die Gesellschaft in der gleichen Weise vertreten, wie der Geschäftsführer selbst; eine Beschränkung der Vertretungsmacht auf den Verhinderungsfall wirkt nur im Innenverhältnis. Allerdings haftet ein stellvertretender Geschäftsführer voll nach den strengen Haftungsvorschriften des GmbH-Gesetzes. Es kann deshalb schwierig sein, eine Person zu finden, die bereit ist, diese Aufgabe zu übernehmen.

5. Aufschiebend bedingte Bestellung eines Geschäftsführers

Eine wenig bekannte und bisher kaum verbreitete Maßnahme zur Sicherung der Kontinuität der Geschäftsführung und zur Beseitigung der Gefahr, dass die Gesellschaft im Falle eines krankheits- oder unfallbedingten Ausfalls des Geschäftsführers führungslos wird, ist die aufschiebend bedingte Bestellung eines Geschäftsführers. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Geschäftsführer einer GmbH unter einer auflösenden Bedingung bestellt werden kann (BGH, Urteil vom 24. 10. 2005 – II ZR 55/04). Die Entscheidung aus dem Jahr 2005 betraf zwar den umgekehrten Fall einer auflösenden Bedingung. In den Entscheidungsgründen führt der BGH aber aus, dass § 158 BGB die Möglichkeit vorsehe, die Wirksamkeit eines Rechtsgeschäfts von einer aufschiebenden oder auflösenden Bedingung abhängig zu machen. Außerdem hat der BGH ausdrücklich ausgeführt, dass die Bestellung zum Geschäftsführer nicht zu den „bedingungsfeindlichen“ Rechtsgeschäften gehöre. Somit ist auch die aufschiebend bedingte Bestellung zum Geschäftsführer rechtssicher möglich.

Geschäftsführer einer GmbH können demzufolge also beispielsweise einen Prokuristen oder sonstigen langjährigen und/oder vertrauensvollen Mitarbeiter im Anstellungsverhältnis für den Fall ihres Todes oder des Eintritts ihrer dauerhaften Arbeitsunfähigkeit zum Geschäftsführer bestellen. Der aufschiebend bedingt bestellte Geschäftsführer führt sein Anstellungsverhältnis als Arbeitnehmer wie bisher weiter und wird ausschließlich für den Fall des Eintritts der Bedingung (Tod des bisherigen Geschäftsführers oder Eintritt dauernder Arbeitsunfähigkeit) Organ der Gesellschaft. Für die Bestellung des bisherigen Arbeitnehmers zum neuen Geschäftsführer bedarf es in diesem Fall keines zusätzlichen Gesellschafterbeschlusses, sondern die durch den bisherigen Gesellschafter- Geschäftsführer beschlossene aufschiebend bedingte Bestellung des bisherigen Arbeitnehmers zum Geschäftsführer vollzieht sich automatisch.

Dieser Weg der Vorsorge setzt selbstverständlich das Einverständnis des auserwählten Arbeitnehmers mit seiner aufschiebend bedingten Bestellung zum Geschäftsführer voraus und muss deshalb mit ihm abgestimmt werden. Dabei sind auch die Konditionen zu klären, zu denen der Arbeitnehmer bereit ist, bei Eintritt der aufschiebenden Bedingung das Geschäftsführeramt zu übernehmen. Hierzu schließt man mit ihm einen aufschiebend bedingten Geschäftsführerdienstvertrag mit gleichzeitiger auflösend bedingter Beendigung seines Arbeitsvertrages ab.

Fazit:

Geschäftsführer müssen sich rechtzeitig Gedanken machen, wie sie ihre Vertretung oder Nachfolge für den Fall der unvorhergesehenen Verhinderung gestalten und den Fortgang der Geschäfte sicherstellen. Zu den empfehlenswerten Vorsorgemaßnahmen gehören neben organisatorischen Vorkehrungen auch die Erteilung von Vollmachten, die Bestellung eines stellvertretenden Geschäftsführers oder die aufschiebend bedingte Bestellung eines Geschäftsführers bei gleichzeitigem aufschiebend bedingten Abschluss eines Geschäftsführerdienstvertrages.